На обзоре российское ПО Kickidler — учет рабочего времени, оценка продуктивности сотрудников, защита от утечек данных.
Почему компаниям нужно отслеживать действия сотрудников
Содержание
Руководство требует по максимуму отслеживать действия персонала. Цель — предотвратить утечки информации и контролировать продуктивность специалистов.
Развернуть софт для учета рабочего времени — дополнительная нагрузка на системного администратора. Мониторить сотрудников и сохранить в коллективе комфортную атмосферу — непростая задача.
Усложнена массовым переходом на дистанционную работу и ростом требований к уровню информационной безопасности. В особенности социальными сетями и мессенджерами, через которые данные компании легко «утекают» в интернет. Умышленно или по неосторожности конфиденциальные сведения могут попасть к злоумышленникам или конкурентам.
Необходимо эффективное и удобное программное обеспечение, которое не нуждается в постоянном обслуживании.
Эффективность компании во многом зависит от рационального использования сотрудниками рабочего времени. Проведенные в офисе часы не всегда продуктивны. Оцениваем, сколько персонал трудится, а сколько — занимается личными делами.
Российское ПО Kickidler помогает отслеживать действия персонала. Предотвращаем утечки данных и нарушения корпоративных правил.
Kickidler — наиболее популярный в РФ комплекс учета рабочего времени. Поэтому опыт внедрения немалый. Замеры софта верно отражают фактическую продуктивность специалиста по продажам. Лучше показатель в программе — выше продажи.
Предусмотрен перехват управления ПК сотрудника. Полезен, когда требуется экстренно вмешаться в действия пользователя. Устраняем сбой или помогаем разобраться с новым приложением на расстоянии.
Клиентское и серверное ПО Kickidler, функционал
Программных компонента системы Kickidler три. К железу сервера и ПК нетребовательны.
H3_Kickidler Server для Windows или Linux
Kickidler Server устанавливаем на сервер компании. Подходит и компьютер с Windows 10/8.1/7/Vista/Server 2008 (SP 1)/Windows Server 2008 (SP 1) или Linux.
Требования к серверу (минимальные/рекомендованные):
- Тактовая частота ЦП — 1 ГГц/2 ГГц плюс 50 МГц/100 МГц на каждый «Граббер»/«Вьювер».
- ОЗУ — 1 ГБ/2 ГБ плюс 50 МБ/100 МБ на каждый «Граббер»/«Вьювер».
- Сетевой трафик на каждый «Граббер»/«Вьювер» — 500 килобит в секунду/1 мегабит в секунду.
В «Сервер» встроена база данных. Настраиваем параметры ПО через удобный веб-интефейс.
Kickidler Agent — граббер на ПК сотрудника
Kickidler Agent или «Граббер» — трэкер для компьютера сотрудника. Разработчики предусмотрели, что старые компы до сих пор применяются для работы. Может быть установлен даже на ПК или ноутбук с Windows XP (SP 3).
Минимальные (рекомендованные) требования к железу: 1 ГГц (2 ГГц) ЦП, 256 МБ (512 МБ) ОЗУ, 500 Кбит/с (1 Мбит/с) трафика с сервером.
Может работать как явно для сотрудника, так и в скрытом режиме.
Фиксирует опоздания и уход сотрудника до завершения рабочего дня. Отмечает сверхурочную работу.
Kickidler Viewer для руководителя
Kickidler Viewer — программа-вьювер для компьютера главы компании, отдела или филиала. Или сотрудника, на которого возложен контроль за персоналом. Минимальные требования к ПК с Windows Vista—10, macOS 10.1—11.0 или Linux:
1 ГГц процессор, 1 ГБ оперативной памяти, 1 Мбит/с сетевого трафика с сервером.
Рекомендованная конфигурация: тактовая частота ЦП 2 ГГц, ОЗУ — 2 ГБ, трафик с сервером — 10 Мбит/с.
«Вьювер» отображает действия сотрудника. В том числе потенциально опасные или нетипичные.
Примеры уведомлений о событиях, которые требуют внимания менеджера:
- открытии определенного сайта или программы;
- подключении к настольному ПК или ноутбуку внешнего накопителя;
- длительность действия превысила время, которая задано в настройках как допустимое для данной активности.
Опция видеозаписи экранов
Требования к памяти и трафику:
• Запись 1 кадр в секунду — 1—1,5 ГБ/8-часовый рабочий день на сервере и сетевой трафик 120 Кбит/с на компьютере пользователя.
• 1 кадр в минуту — ~200 МБ/8-часовый рабочий день и порядка 35 КБ сетевого трафика на ПК специалиста.
Сохраняем записи событий на экране пользователя. Помимо событий на мониторе сотрудника фиксируются нажатия клавиш, страниц в браузере и софта.
Записи ведутся на сервер. Могут быть перемещены на дополнительный HDD или SSD.
Выделяем триггеры. Пример: сотрудник открыл сайт социальной сети. Оценим — было ли посещение необходимым. Ведь пользователь мог искать в соцсети нужные для работы данные. А возможно общался с друзьями.
Щелкнем по кнопке Play для просмотра записи. В дальнейшем возможен анализ — было действие нарушением или нет. Видеозапись рабочих столов персонала ведется со скоростью 1 кадр в секунду. Занимает на сервере 1—1,5 ГБ (на одного сотрудника) за восьмичасовой рабочий день. Трафик на компьютере пользователя — 120 Кбит/с.
Экономим место на сервере, если детальная видеоистория не нужна. При записи 1 кадр в минуту потребуется менее 200 МБ в день на сотрудника при трафике на его компьютере ~35 Кбайт/с.
Autokick — самоконтроль и мотивация удаленных и офисных сотрудников
Autokick стимулирует специалистов работать на результат. Мотивирует и помогает оптимизировать рабочее время. Помогает сотруднику на дистанционке оптимально спланировать график трудового дня.
Сотрудник на дистанционке зачастую работает с личного ноутбука или настольного ПК. Предусмотрено предоставление пользователю права отключения «Граббера».
Мониторинг ПО, которое использует персонал
Открываем во «Вьювере» раздел «Слежение».
Больше статей и видео в нашем Дзен-канале
Инструмент напоминает сетку оператора системы видеонаблюдения. Но качество изображения выше и пользоваться проще.
Число рабочих столов в сетке не лимитировано. Мониторинг всего персонала малого офиса — реальность.
Нужно уделить активности сотрудника особое внимание — щелкаем по его экрану.
На вкладке «Программы» отображен софт, который в текущее время работает на компьютере сотрудника. В процентах показана длительность работы с каждой программой. Плюс сайты во вкладках браузера.
Открываем «Мониторы». Видим рабочий стол сотрудника с работающими программами.
Нарушения
Нарушения графика работы регистрируются. Типовые триггеры нарушений интегрированы в ПО. При необходимости настраиваем дополнительные.
Посещение определенного сайта может считаться нарушением. Не всегда абсолютным. Пример: не более получаса в день и трех минут в час — допустимо.
Копии уведомлений о нарушениях могут отправляться на электронную почту ответственного за компьютерную безопасность или менеджера.
В «Нарушениях» — статистика деятельности сотрудника за временной интервал. Выборка: от 1 часа до 10 дней.
История нарушений сохраняется для последующего внимательного анализа. Возникли сомнения по поводу того, что делал сотрудник в некоторый период в прошлом — возвращаемся в заданное время в разделе «История».
Детально анализируем активность сотрудника, чтобы прояснить спорный момент.
Контролируем использование сотрудником устройств ввода. Отслеживаем в режиме реального времени нажатия клавиш и щелчки мышью.
«Кейлоггер» мониторит софт, через который сотрудник может поделиться закрытыми сведениями с посторонними — офисные программы, электронную почту, соцсети и мессенджеры.
При необходимости экспортируем журнал «Кейлоггера» в таблицу Excell. В спорной ситуации проверим, вводил ли пользователь определенные слова или словосочетания. Если вводил — уточним контекст в панели нарушений.
Отчеты — контроль и самоконтроль сотрудников в офисе и на удаленке
При необходимости сведения доступны не только у менеджера, но и у сотрудника. По опыту «Блога системного администратора» при удаленной работе самодисциплина может снижаться. С одной стороны, домашняя обстановка расслабляет. С другой — велик соблазн «на минутку» отвлечься на бытовые заботы. Благодаря опции Autokick специалисту может быть предоставлен доступ к сведениям о его персональных достижениях и недоработках. Стимулирует работать на результат.
Нарушил сотрудник корпоративные правила на рабочем месте — получит автоматическое уведомление от Kickidler.
Напомнит о необходимости вернуться к работе после 30 минут бездействия. Укажет, что запрещенный в компании сайт надо покинуть.
Определяем графики работы.
Фиксируем перерывы, отпуска, больничные, командировки, опоздания и уходы до завершения рабочего дня.
В «Отчетах» ведем учет деятельности специалиста. Формируем табели рабочего времени.
ПО определяет, была ли активность направлена на выполнение сотрудником своих обязанностей — продуктивной или нет, нейтральной.
«Базовые отчеты» содержат график запущенных приложений в процентах, время активности и бездействия специалиста. Программы, которые использовались наиболее интенсивно вынесены в «Топ».
В «Деталях дня» статистика рабочего времени визуализирована круговыми диаграммами. Возможно сравнение между специалистами.
Круговая диаграмма содержит данные об эффективности работы. Отображает в процентном соотношении время продуктивной, нейтральной и непродуктивной деятельности, а также продолжительность простоя.
Kickidler отображает «Рейтинг сотрудников» по заданным менеджером критериям. Например: по времени продуктивной активности в течение определенного рабочего дня.
Карточка «Учет рабочего времени» покажет сотруднику его рейтинг в компании. Содержит детальную информацию о том, несколько продуктивно специалист трудился.
В категории «Нарушения и уведомления» доступен просмотр нарушений каждого сотрудника.
Определяем, кого, как и с какой периодичностью информировать о событиях.
Автоматически уведомит менеджера и специалиста о неправильности его действий. Отправит отчет на заданный адрес электронной почты.
Выводы
Система учета рабочего времени Kickidler — простой в установке и применении программный комплекс. Мониторинг — на экране руководителя. Техническое обслуживание минимально. Только для изменения настроек.
Сотрудник также понимает — софт непредвзят и объективен. Мониторит действия пользователя без личностных снисхождений или придирок. Что было, то и фиксирует.
ПО масштабируемое. Число отслеживаемых сотрудников не лимитировано. Не требует модернизации компьютеров компании — поддерживает ПК со слабым железом и устаревшие ОС.
