На обзоре российское ПО Kickidler — учет рабочего времени, оценка продуктивности сотрудников, защита от утечек данных.
Почему компаниям нужно отслеживать действия сотрудников
Содержание
Руководство требует по максимуму отслеживать действия персонала. Цель — предотвратить утечки информации и контролировать продуктивность специалистов. Развернуть софт для учета рабочего времени — дополнительная нагрузка на системного администратора. Мониторить сотрудников и сохранить в коллективе комфортную атмосферу — непростая задача.
Усложнена массовым переходом на дистанционную работу и ростом требований к уровню информационной безопасности. В особенности социальными сетями и мессенджерами, через которые данные компании легко «утекают» в интернет. Умышленно или по неосторожности конфиденциальные сведения могут попасть к злоумышленникам или конкурентам.
Необходимо эффективное и удобное программное обеспечение, которое не нуждается в постоянном обслуживании. Эффективность компании во многом зависит от рационального использования сотрудниками рабочего времени. Проведенные в офисе часы не всегда продуктивны. Оцениваем, сколько персонал трудится, а сколько — занимается личными делами.
Российское ПО Kickidler помогает отслеживать действия персонала. Предотвращаем утечки данных и нарушения корпоративных правил. Kickidler — наиболее популярный в РФ комплекс учета рабочего времени. Поэтому опыт внедрения немалый. Замеры софта верно отражают фактическую продуктивность специалиста по продажам. Лучше показатель в программе — выше продажи.
Предусмотрен перехват управления ПК сотрудника. Полезен, когда требуется экстренно вмешаться в действия пользователя. Устраняем сбой или помогаем разобраться с новым приложением на расстоянии.
Клиентское и серверное ПО Kickidler, функционал
Программных компонента системы Kickidler три. К железу сервера и ПК нетребовательны.
Kickidler Server для Windows или Linux
Kickidler Server устанавливаем на сервер компании. Подходит и компьютер с Windows 10/8.1/7/Vista/Server 2008 (SP 1)/Windows Server 2008 (SP 1) или Linux.
Требования к серверу (минимальные/рекомендованные):
- Тактовая частота ЦП — 1 ГГц/2 ГГц плюс 50 МГц/100 МГц на каждый «Граббер»/«Вьювер».
- ОЗУ — 1 ГБ/2 ГБ плюс 50 МБ/100 МБ на каждый «Граббер»/«Вьювер».
- Сетевой трафик на каждый «Граббер»/«Вьювер» — 500 килобит в секунду/1 мегабит в секунду.
В «Сервер» встроена база данных. Настраиваем параметры ПО через удобный веб-интефейс.
Kickidler Agent — граббер на ПК сотрудника
Kickidler Agent или «Граббер» — трэкер для компьютера сотрудника. Разработчики предусмотрели, что старые компы до сих пор применяются для работы. Может быть установлен даже на ПК или ноутбук с Windows XP (SP 3). Минимальные (рекомендованные) требования к железу: 1 ГГц (2 ГГц) ЦП, 256 МБ (512 МБ) ОЗУ, 500 Кбит/с (1 Мбит/с) трафика с сервером.
Может работать как явно для сотрудника, так и в скрытом режиме. Фиксирует опоздания и уход сотрудника до завершения рабочего дня. Отмечает сверхурочную работу.
Kickidler Viewer для руководителя
Kickidler Viewer — программа-вьювер для компьютера главы компании, отдела или филиала. Или сотрудника, на которого возложен контроль за персоналом. Минимальные требования к ПК с Windows Vista—10, macOS 10.1—11.0 или Linux: 1 ГГц процессор, 1 ГБ оперативной памяти, 1 Мбит/с сетевого трафика с сервером. Рекомендованная конфигурация: тактовая частота ЦП 2 ГГц, ОЗУ — 2 ГБ, трафик с сервером — 10 Мбит/с.
«Вьювер» отображает действия сотрудника. В том числе потенциально опасные или нетипичные. Примеры уведомлений о событиях, которые требуют внимания менеджера:
- открытии определенного сайта или программы;
- подключении к настольному ПК или ноутбуку внешнего накопителя;
- длительность действия превысила время, которая задано в настройках как допустимое для данной активности.
Опция видеозаписи экранов
Требования к памяти и трафику:
- Запись 1 кадр в секунду — 1—1,5 ГБ/8-часовый рабочий день на сервере и сетевой трафик 120 Кбит/с на компьютере пользователя.
- 1 кадр в минуту — ~200 МБ/8-часовый рабочий день и порядка 35 КБ сетевого трафика на ПК специалиста.
Сохраняем записи событий на экране пользователя. Помимо событий на мониторе сотрудника фиксируются нажатия клавиш, страниц в браузере и софта. Записи ведутся на сервер. Могут быть перемещены на дополнительный HDD или SSD.
Выделяем триггеры. Пример: сотрудник открыл сайт социальной сети. Оценим — было ли посещение необходимым. Ведь пользователь мог искать в соцсети нужные для работы данные. А возможно общался с друзьями.
Щелкнем по кнопке Play для просмотра записи. В дальнейшем возможен анализ — было действие нарушением или нет. Видеозапись рабочих столов персонала ведется со скоростью 1 кадр в секунду. Занимает на сервере 1—1,5 ГБ (на одного сотрудника) за восьмичасовой рабочий день. Трафик на компьютере пользователя — 120 Кбит/с.
Экономим место на сервере, если детальная видеоистория не нужна. При записи 1 кадр в минуту потребуется менее 200 МБ в день на сотрудника при трафике на его компьютере ~35 Кбайт/с.
Autokick — самоконтроль и мотивация удаленных и офисных сотрудников
Autokick стимулирует специалистов работать на результат. Мотивирует и помогает оптимизировать рабочее время. Помогает сотруднику на дистанционке оптимально спланировать график трудового дня. Сотрудник на дистанционке зачастую работает с личного ноутбука или настольного ПК. Предусмотрено предоставление пользователю права отключения «Граббера».
Мониторинг ПО, которое использует персонал
Открываем во «Вьювере» раздел «Слежение». Инструмент напоминает сетку оператора системы видеонаблюдения. Но качество изображения выше и пользоваться проще.
Число рабочих столов в сетке не лимитировано. Мониторинг всего персонала малого офиса — реальность. Нужно уделить активности сотрудника особое внимание — щелкаем по его экрану.
Больше статей и видео в нашем Дзен-канале
На вкладке «Программы» отображен софт, который в текущее время работает на компьютере сотрудника. В процентах показана длительность работы с каждой программой. Плюс сайты во вкладках браузера.
Открываем «Мониторы». Видим рабочий стол сотрудника с работающими программами.
Нарушения
Нарушения графика работы регистрируются. Типовые триггеры нарушений интегрированы в ПО. При необходимости настраиваем дополнительные. Посещение определенного сайта может считаться нарушением. Не всегда абсолютным. Пример: не более получаса в день и трех минут в час — допустимо.
Копии уведомлений о нарушениях могут отправляться на электронную почту ответственного за компьютерную безопасность или менеджера. В «Нарушениях» — статистика деятельности сотрудника за временной интервал. Выборка: от 1 часа до 10 дней.
История нарушений сохраняется для последующего внимательного анализа. Возникли сомнения по поводу того, что делал сотрудник в некоторый период в прошлом — возвращаемся в заданное время в разделе «История».
Детально анализируем активность сотрудника, чтобы прояснить спорный момент.
Контролируем использование сотрудником устройств ввода. Отслеживаем в режиме реального времени нажатия клавиш и щелчки мышью.
«Кейлоггер» мониторит софт, через который сотрудник может поделиться закрытыми сведениями с посторонними — офисные программы, электронную почту, соцсети и мессенджеры.
При необходимости экспортируем журнал «Кейлоггера» в таблицу Excell. В спорной ситуации проверим, вводил ли пользователь определенные слова или словосочетания. Если вводил — уточним контекст в панели нарушений.
Отчеты — контроль и самоконтроль сотрудников в офисе и на удаленке
При необходимости сведения доступны не только у менеджера, но и у сотрудника. По опыту «Блога системного администратора» при удаленной работе самодисциплина может снижаться. С одной стороны, домашняя обстановка расслабляет. С другой — велик соблазн «на минутку» отвлечься на бытовые заботы. Благодаря опции Autokick специалисту может быть предоставлен доступ к сведениям о его персональных достижениях и недоработках. Стимулирует работать на результат.
Нарушил сотрудник корпоративные правила на рабочем месте — получит автоматическое уведомление от Kickidler. Напомнит о необходимости вернуться к работе после 30 минут бездействия. Укажет, что запрещенный в компании сайт надо покинуть. Определяем графики работы.
Фиксируем перерывы, отпуска, больничные, командировки, опоздания и уходы до завершения рабочего дня. В «Отчетах» ведем учет деятельности специалиста. Формируем табели рабочего времени.
ПО определяет, была ли активность направлена на выполнение сотрудником своих обязанностей — продуктивной или нет, нейтральной.
«Базовые отчеты» содержат график запущенных приложений в процентах, время активности и бездействия специалиста. Программы, которые использовались наиболее интенсивно вынесены в «Топ».
В «Деталях дня» статистика рабочего времени визуализирована круговыми диаграммами. Возможно сравнение между специалистами.
Круговая диаграмма содержит данные об эффективности работы. Отображает в процентном соотношении время продуктивной, нейтральной и непродуктивной деятельности, а также продолжительность простоя.
Kickidler отображает «Рейтинг сотрудников» по заданным менеджером критериям. Например: по времени продуктивной активности в течение определенного рабочего дня.
Карточка «Учет рабочего времени» покажет сотруднику его рейтинг в компании. Содержит детальную информацию о том, несколько продуктивно специалист трудился.
В категории «Нарушения и уведомления» доступен просмотр нарушений каждого сотрудника.
Определяем, кого, как и с какой периодичностью информировать о событиях.
Автоматически уведомит менеджера и специалиста о неправильности его действий. Отправит отчет на заданный адрес электронной почты.
Выводы
Система учета рабочего времени Kickidler — простой в установке и применении программный комплекс. Мониторинг — на экране руководителя. Техническое обслуживание минимально. Только для изменения настроек. Сотрудник также понимает — софт непредвзят и объективен. Мониторит действия пользователя без личностных снисхождений или придирок. Что было, то и фиксирует. ПО масштабируемое. Число отслеживаемых сотрудников не лимитировано. Не требует модернизации компьютеров компании — поддерживает ПК со слабым железом и устаревшие ОС.
